Tietosuojaseloste

1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI

Lapin Nuuskut ry – Lapin Nuuskut ry:n jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA KOTIPAIKKA

Nimi:               Lapin Nuuskut ry.

Yhteystiedot:  www.lapinnuuskut.fi

3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Nimi:              Marika Koivisto

Tehtävä:         Jäsensihteeri

Sähköposti:    jasensihteeri.lapinnuuskut@gmail.com

4. REKISTERÖIDYT

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.

Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsen- ja asiakastietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. 

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, esimerkiksi tapahtumaosallistumisen peruuntuessa osallistumismaksun palauttamiseen. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa. 

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Henkilötunnuksia käsitellään vain siinä tapauksessa, että sen käsittelyyn on jokin lakisääteinen peruste.

6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja.

Käsiteltäviä tietoja ovat:

• etu- ja sukunimi
• osoitetiedot ja kotipaikka
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn puhelinnumero
• Rekisteröidyn jäsenlaji sekä jäsenyyden kesto
• Rekisteröidyn henkilötunnus tarvittaessa ja lakisääteisen tietojen käsittelyperusteen täyttyessä
• Rekisteröidyn luottamustehtävä yhdistyksessä
  

7. REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään hänen suostumuksellaan. Jäsenrekisterin pentuejäsentietojen osalta tietoja saadaan kolmannelta osapuolelta, mutta tiedon saannin jälkeen kerätään asianomaisen suostumus henkilötietojen käsittelyyn. 

8. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Tietoja ei luovuteta muille tahoille.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET   

Henkilötietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen verkkoyhteyksien kautta. Tapahtumille olennaisia henkilötietoja siirretään sähköpostitse vain yhdistyksen tapahtumalle olennaisten henkilöiden kesken. 

Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen luottamushenkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti ja käsittelijöiden kanssa on sovittu asiasta henkilötietojen käsittely- ja salassapitosopimusten muodossa.

10 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Huomioi myös, että tietojen varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä. Tarkista tarvittaessa rekisterijärjestelmän palveluntarjoajalta (esim. sopimuksesta tai käyttöehdoista) kuinka kauan palveluntarjoaja säilyttää poistettuja tietoja varmuuskopioissa.

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan kymmenen vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei edellytä yhdistystä säilyttämään tietoja.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja; esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedoteviestit.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. YHTEYDENOTOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 3. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen / sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja.

13. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen johtokunnan toimesta 22.1.2019.